Checklist audit EUDR : les preuves à produire

En bref

• En France, l'autorité compétente pour le RDUE (règlement européen contre la déforestation et la dégradation des forêts, nom français de l'EUDR) est conjointe : ministère chargé de la Transition écologique et ministère chargé de l'Agriculture.
• Le contrôle EUDR est fondé sur les risques et essentiellement documentaire : il porte sur la DDS (déclaration de diligence raisonnée, en anglais Due Diligence Statement) et sur les éléments qui la sous-tendent.
• Sept thèmes de preuves suffisent à structurer un dossier : périmètre produit, géolocalisation, légalité, évaluation du risque, DDS déposées, procédures internes, formation.
• Les preuves doivent être rattachées aux lots et conservées durablement (au moins cinq ans selon le règlement) - pas seulement à la date de mise sur le marché.
• Une fragilité fréquente : des preuves détenues mais non consolidées, non versionnées, ou réparties entre e-mails, tableurs et dossiers locaux.
• Un plan en 30 jours permet de transformer une conformité « réelle mais non démontrable » en dossier présentable.

Qui contrôle votre conformité EUDR, et à quel moment ?

Réponse courte : un service de l'État désigné comme autorité compétente, sur la base d'une analyse de risque, et à plusieurs moments de la vie d'un produit - pas seulement lors d'une inspection formelle. Trois déclencheurs coexistent : le contrôle public, l'audit client et l'audit de certification.

Les autorités compétentes en France

Les États membres désignent une ou plusieurs autorités compétentes chargées de contrôler les opérateurs et les commerçants établis sur leur territoire, ainsi que les produits mis sur le marché, mis à disposition ou exportés.

En France, l'autorité compétente est conjointe : le ministère chargé de la Transition écologique et le ministère chargé de l'Agriculture. Les Douanes (DGDDI) interviennent sur les formalités et contrôles liés au passage des frontières, et non sur l'instruction de fond du dossier de diligence raisonnée. La DGCCRF ne doit pas être présentée comme l'autorité EUDR désignée : pour le contenu des obligations, les interlocuteurs officiels sont les deux ministères ci-dessus.

Le contrôle documentaire : ce qui déclenche une demande

Le règlement prévoit un niveau minimal de contrôles annuels, modulé selon le niveau de risque :

Ces chiffres sont des minimums : une autorité peut contrôler davantage. Le contrôle peut notamment porter sur la DDS et les informations qui la justifient, sur les procédures et évaluations de risque de l'entreprise, sur la traçabilité jusqu'aux parcelles de production, et - si nécessaire - sur des vérifications sur place ou des audits.

L'articulation avec les audits clients et de certification

Votre conformité EUDR sera aussi examinée hors du contrôle public, dans deux cadres :

• Les audits clients / fournisseurs : les acheteurs intègrent de plus en plus des clauses contractuelles de conformité réglementaire, de traçabilité et de documentation. Les demandes arrivent souvent sous forme de questionnaires, de listes de documents ou de plans d'action correctifs.
• Les audits de certification GFSI : la GFSI (Global Food Safety Initiative) est une coalition qui reconnaît des référentiels de sécurité des denrées alimentaires (IFS, BRCGS, FSSC 22000, etc.). La GFSI n'audite ni ne certifie elle-même : ce sont des organismes indépendants qui auditent l'entreprise selon le référentiel reconnu. Ces référentiels évaluent la maîtrise documentaire, la traçabilité et la conformité réglementaire - des exigences qui recoupent largement un dossier EUDR. Pour préparer ce volet, voir quelle certification GFSI choisir.

Trois moments où l'on vous demandera des preuves

1. Le contrôle public (analyse de risque, enquête, demande de documents).
2. L'audit client (qualification, audit fournisseur, revue annuelle).
3. L'audit de certification et son suivi (revue de direction, non-conformités, plan d'action).

Un dossier de preuves unique, correctement structuré, sert les trois. Un dossier reconstitué dans l'urgence ne sert qu'une fois - mal.

« Les opérateurs documentent et réexaminent les évaluations du risque au moins une fois par an et mettent ces évaluations, sur demande, à la disposition des autorités compétentes. »Règlement (UE) 2023/1115, article 10, paragraphe 4 · texte consolidé, EUR-Lex

Les preuves à produire, classées par thème

Les preuves se lisent toujours « en cascade » : chaque affirmation doit pouvoir être reliée à un document source. Voici les sept thèmes à couvrir dans votre checklist audit EUDR.

Thème 1 - Périmètre produit et rôle dans la chaîne

Il s'agit de démontrer quels produits entrent dans le champ du règlement (matières premières et produits dérivés listés en annexe I, issus notamment du bovin, du cacao, du café, du palmier à huile, du caoutchouc, du soja et du bois), et quel rôle vous jouez : opérateur, commerçant ou autre acteur.

Preuves attendues :

• cartographie des produits et de leurs codes (nomenclature combinée / HS) ;
• décision documentée : dans le champ / hors champ, avec justification ;
• description de votre position dans la chaîne (importateur, premier metteur sur le marché, transformateur, distributeur) ;
• volumes et unités de production (lot, OF, période).

Thème 2 - Géolocalisation des parcelles

C'est le thème le plus technique et le plus scruté. La géolocalisation doit permettre de rattacher un produit à des parcelles identifiées, avec des coordonnées exploitables.

Preuves attendues :

• base des parcelles avec coordonnées (polygones au-delà du seuil de 4 hectares, point sinon) ;
• format des fichiers et système de coordonnées utilisé ;
• clé de rattachement parcelle → fournisseur → matière → lot ;
• historique des versions (une parcelle peut être re-mesurée, renommée, remplacée).

Thème 3 - Légalité de la production

Il ne suffit pas que le produit soit « sans déforestation » : il doit avoir été produit conformément à la législation pertinente du pays de production. La légalité ne se déduit pas, elle se documente.

Preuves attendues :

• liste des exigences légales pertinentes retenues par pays/zone ;
• justificatifs : autorisations, titres ou droits d'usage, fiscalité, obligations sociales et environnementales selon le pays ;
• attestations fournisseurs signées, engagements contractuels ;
• références des certifications ou évaluations tierces invoquées.

Thème 4 - Évaluation et atténuation du risque

Le règlement repose sur une logique de diligence raisonnée : recueillir les informations, évaluer le risque de non-conformité, puis atténuer tout risque non négligeable. L'auditeur regardera la méthode et son application, pas seulement la conclusion.

Preuves attendues :

• grille de risque documentée (origine, complexité de la chaîne, risque de mélange, risque de fraude) ;
• niveau de risque attribué par origine et par fournisseur ;
• mesures d'atténuation mises en œuvre (données complémentaires, vérifications, audits, plans d'action) ;
• décision de mise sur le marché ou de blocage, et sa justification.

Thème 5 - DDS déposées

La DDS (déclaration de diligence raisonnée) est le document central de la chaîne de responsabilité : elle est déposée dans le système d'information de l'UE (accessible via TRACES) avant la mise sur le marché ou l'exportation, selon les règles applicables à l'acteur et au produit. Pour préparer ce volet, voir notre guide DDS EUDR : contenu, dépôt et conservation.

Preuves attendues :

• registre des DDS déposées : référence, date, produit, quantité, origine ;
• DDS amont réutilisées (références des déclarations de vos fournisseurs) ;
• preuve d'envoi / de partage des références aux partenaires aval ;
• cohérence entre DDS, lots et volumes facturés.

Thème 6 - Procédures internes

Une conformité sans procédure est une conformité qui ne survit pas au départ de la personne qui la porte.

Preuves attendues :

• procédure de diligence raisonnée (qui fait quoi, quand, avec quelles données) ;
• procédure de gestion des écarts et des non-conformités, avec traitement et suivi. Voir gestion des non-conformités dans l'agroalimentaire ;
• procédure de gestion documentaire (nommage, versionnage, archivage, accès). Voir gestion des documents réglementaires ;
• audit interne ou revue périodique du dispositif, avec preuve de sa réalisation.

Thème 7 - Formation et sensibilisation

L'auditeur cherche à savoir si les personnes clés savent ce qu'elles font et pourquoi.

Preuves attendues :

• matrice des rôles exposés (Achats, Qualité, SQA - Supplier Quality Assurance, assurance qualité fournisseurs - , Réglementaire, Supply Chain) ;
• supports de formation et feuilles de présence datées ;
• preuve d'appropriation : quiz, comptes rendus d'atelier, questions traitées.

Tableau de synthèse - preuve / format / responsable

Format et niveau de détail attendus pour chaque preuve

Une preuve exploitable en audit répond à quatre critères : identifiable, datée, sourcée et rattachée à un produit ou un lot.

Règle pratique : pour chaque preuve, un lecteur externe doit pouvoir remonter à la source en deux clics et comprendre la décision prise sans vous appeler.

Organiser un classeur de preuves versionné et rattaché aux lots

Le contenu compte, mais la façon dont il est rangé décide de la vitesse de réponse - et de la crédibilité. Un classeur de preuves EUDR se construit autour de trois exigences : traçabilité, versionnage et rattachement aux lots.

Règle de nommage

Adoptez une convention unique, du type :

THEME_PRODUIT_FOURNISSEUR_DATE_VERSION.statut

Exemple : LEGALITE_CAFE_COOP-X_2026-09-15_v2.valide

Une convention explicite évite les document_final_final_v3.pdf et permet le tri, la recherche et le contrôle croisé.

Rattachement aux lots

Le classeur doit permettre de répondre à la question : « Pour ce lot expédié, quelles étaient les preuves ? » Trois clés de rattachement suffisent en général :

• lot / OF : identifiant interne de production ou d'expédition ;
• matière : code matière et fournisseur amont ;
• parcelle : identifiant de parcelle ou de groupe de parcelles.

Cette triple clé est le point où la plupart des dispositifs se rompent : les preuves existent, mais aucun lien vers le lot n'est documenté. Pour la structurer dans vos systèmes, voir EUDR et données fournisseurs dans l'ERP.

Versionnage et historique

• version courante clairement identifiée, versions antérieures conservées ;
• journal des changements (date, auteur, motif) ;
• interdiction de l'écrasement silencieux d'un document validé.

Accès et maîtrise

• droits différenciés (lecture / écriture / validation) ;
• sauvegarde et plan de continuité ;
• extraction possible en cas de contrôle, même sans connexion à l'outil habituel.

Les 10 questions qu'un auditeur posera réellement

Ces questions reviennent systématiquement, quel que soit le cadre (autorité, client, certificateur).

1. Quels produits de votre catalogue relèvent du champ du règlement, et comment l'avez-vous établi ?
2. Qui est votre fournisseur de premier rang, et qui se trouve derrière lui jusqu'à la parcelle ?
3. Où sont stockées les coordonnées des parcelles, et sous quel format ?
4. Comment obtenez-vous la preuve de légalité de la production, pays par pays ?
5. Quelle est votre méthode d'évaluation du risque, et qui la valide ?
6. Quelles mesures avez-vous prises lorsqu'un risque non négligeable a été identifié ?
7. Combien de DDS avez-vous déposées, sur quels produits, et où sont les références ?
8. Comment reliez-vous une DDS à un lot expédié ?
9. Combien de temps conservez-vous les dossiers, et où ?
10. Que se passe-t-il si un fournisseur ne fournit pas les données demandées ?

Préparez une réponse courte et sourcée pour chacune. Une réponse « on va le mettre en place » est lue comme une non-conformité, pas comme un plan.

Les points de fragilité les plus fréquents

1. La DDS déposée sans dossier support : la déclaration existe, mais les informations qui la justifient ne sont pas consolidées.
2. Les ruptures de traçabilité en amont : négociants, achats groupés et mélanges rendent le lien parcelle → lot incomplet.
3. La géolocalisation approximative : coordonnées absentes, obsolètes ou sans clé de rattachement.
4. La légalité supposée : le produit est réputé légal parce que le fournisseur est « de confiance », sans justificatif nommé.
5. Des preuves dispersées : e-mails, tableurs locaux, dossiers dupliqués, versions contradictoires.
6. Aucune preuve de décision : personne ne peut dire qui a validé ni sur quelle base.
7. Une conformité non actualisée : les preuves datent de la mise en place initiale et n'ont pas suivi les changements de fournisseurs ou de périmètre.
8. Un dispositif porté par une seule personne : sans procédure ni trace, le départ de cette personne crée un trou de conformité.

Plan de préparation en 30 jours

Ce plan suppose une conformité réelle, même partielle. Objectif : la rendre démontrable.

Astuce : le test de J23-J27 est l'étape la plus utile. Un dossier jamais interrogé cache presque toujours une rupture de chaîne.

Checklist finale à cocher

• Périmètre produit
• Liste des produits dans le champ, avec codes et volumes
• Décision d'applicabilité documentée et datée
• Rôle dans la chaîne identifié (opérateur / commerçant)

• Géolocalisation
• Base des parcelles avec coordonnées exploitables
• Clé de rattachement parcelle → fournisseur → matière → lot
• Historique des versions conservé

• Légalité
• Exigences légales pertinentes listées par pays
• Justificatifs nommés, datés, émetteur identifié
• Attestations fournisseurs signées

• Risque
• Grille d'évaluation documentée et appliquée
• Mesures d'atténuation tracées pour tout risque non négligeable
• Preuve de la décision de mise sur le marché ou de blocage

• DDS
• Registre des DDS déposées (référence, date, produit, quantité, origine)
• DDS amont référencées
• Cohérence DDS / lots / volumes vérifiée

• Procédures et formation
• Procédure de diligence raisonnée versionnée
• Procédure de gestion documentaire et des non-conformités
• Matrice des rôles et preuves de formation

• Classeur
• Convention de nommage appliquée
• Triple clé de rattachement opérationnelle
• Droits d'accès définis et sauvegarde testée

Passer de la conformité au dossier démontrable

Toute la difficulté n'est pas de faire la diligence raisonnée, mais de pouvoir la prouver au moment où on vous le demande, pour le bon lot, avec la bonne version du bon document. C'est un problème de centralisation et de circulation de l'information autant que de conformité : les données utiles arrivent par documents (attestations, certificats, fiches, coordonnées, déclarations) et doivent être rattachées aux fournisseurs, aux produits et aux lots.