TRACES et EUDR : déposer et suivre ses déclarations de diligence

Cette page traite le dépôt et le suivi : ce qu'est TRACES et ce qu'il n'est pas, qui dépose et quand, le contenu d'une déclaration, l'obtention du numéro de référence, la transmission du numéro, la conservation, l'articulation avec vos systèmes internes, les limites de l'outil et les erreurs à éviter.

En bref

TRACES, TRACES NT et système d'information EUDR : ce que c'est, ce que ce n'est pas

TRACES en trois repères

TRACES signifie TRAde Control and Expert System. C'est la plateforme en ligne de la Commission européenne, historiquement gérée par la DG SANTE (direction générale de la santé et de la sécurité alimentaire), dédiée à la certification sanitaire et phytosanitaire et aux documents officiels liés aux échanges. Elle héberge par exemple les certificats et documents pour les importations, les mouvements intra-UE et certaines exportations.

TRACES NT désigne la version « nouvelle technologie » de cette plateforme, qui a remplacé la première génération. Sur une même plateforme cohabitent désormais des modules pilotés par plusieurs directions générales : santé animale et végétale, mais aussi d'autres domaines (licences bois FLEGT, documents de transport de déchets, permis CITES, certificats de capture pour la pêche, certificats biologiques). Cette cohabitation explique une confusion fréquente en entreprise : « être sur TRACES » ne veut pas dire « avoir déposé une DDS ».

Un module spécialisé : le système d'information EUDR

Le système d'information EUDR est l'outil en ligne spécialisé créé pour recevoir les DDS et les déclarations simplifiées, et les soumettre aux autorités compétentes. Il fonctionne en application du règlement d'exécution (UE) 2024/3084, modifié depuis.

Trois précisions opérationnelles :

• L'accès se fait avec un identifiant EU Login, sur un serveur dit de production dont les déclarations ont une valeur légale et peuvent être contrôlées par les autorités compétentes.
• Il existe un second environnement, dit ACCEPTANCE, répliqué du premier, réservé à la formation, aux tests et à la familiarisation. Une déclaration déposée sur ACCEPTANCE n'a aucune valeur légale. L'inscription se fait séparément sur chaque environnement.
• Les importateurs et exportateurs doivent disposer d'un numéro EORI (Economic Operators Registration and Identification) et être enregistrés dans le système.

Ce que TRACES ne fait pas

C'est la distinction la plus utile à poser dès le départ : le système de dépôt n'est pas le système de collecte en amont.

Autrement dit : TRACES est la caisse d'enregistrement, pas l'atelier. Ce que vous y déposez doit avoir été produit et vérifié en amont, chez vous.

Qui doit déposer une DDS, pour quoi et à quel moment

Les rôles, en une lecture

Nuance à ne pas manquer : le dépôt ne remonte pas la chaîne. Un opérateur en aval ne redépose pas une déclaration pour un produit déjà couvert en amont ; il conserve le numéro qu'on lui a transmis. Le point d'entrée du dépôt reste le premier metteur sur le marché de l'UE.

Le moment du dépôt

La règle est simple et sans marge : la DDS doit avoir été soumise et acceptée par le système avant la mise sur le marché ou l'exportation. Pour une importation, le numéro de référence doit être disponible avant le dépôt de la déclaration en douane.

Conséquence pratique : le dépôt ne se fait pas « quand on a le temps », ni en fin de mois. Il s'insère dans le processus de libération du produit, au même niveau qu'un contrôle qualité bloquant.

Le calendrier à retenir

« Les opérateurs ne mettent pas de produits en cause sur le marché, ni ne les exportent, sans avoir au préalable présenté une déclaration de diligence raisonnée. »Règlement (UE) 2023/1115, article 4, paragraphe 2 · texte consolidé, EUR-Lex

Contenu et format d'une déclaration de diligence

Les informations à réunir

Le modèle de DDS figure à l'annexe II du règlement (UE) 2023/1115 ; l'annexe III fournit le modèle de déclaration simplifiée. Ces modèles sont identiques pour toutes les filières. La déclaration reprend les informations collectées lors de la diligence raisonnable, notamment :

• la description du produit et son code SH/NC (Harmonized System / nomenclature combinée), avec le nom scientifique des espèces pour le bois ;
• la quantité, exprimée en kilogrammes de masse nette et, le cas échéant, dans l'unité supplémentaire ;
• le pays de production et, le cas échéant, ses régions ;
• la géolocalisation de toutes les parcelles de production, et la date ou période de production ;
• l'identité et les coordonnées du fournisseur et du destinataire professionnel ;
• les éléments démontrant l'absence de déforestation et la conformité à la législation du pays de production.

La géolocalisation, principal point de rejet

Pour un volume important, les coordonnées peuvent être importées en masse dans un fichier au format GeoJSON (Geography JavaScript Object Notation). Préparez ce fichier et contrôlez-le avant d'ouvrir la session de dépôt : c'est la principale cause d'aller-retours.

Trois modalités de dépôt

1. Saisie manuelle dans le formulaire, déclaration par déclaration - adaptée aux volumes faibles.
2. Import de fichiers géographiques (GeoJSON) combiné à la saisie des données produit.
3. Connexion API (Application Programming Interface), en machine à machine, pour le dépôt et la gestion en masse. La référence de l'API opérateur et la description du fichier GeoJSON sont publiées par la Commission.

Obtention du numéro de référence et ce qu'il prouve en aval

Numéro de référence et code de vérification : ne pas confondre

Une fois la déclaration soumise et acceptée, le système attribue un numéro de référence unique pour cette déclaration, ainsi qu'un code de vérification. Le premier identifie la déclaration et circule dans la chaîne ; le second est un moyen de contrôle et doit être traité de façon confidentielle.

Deux erreurs classiques à ce stade :

• croire que l'inscription dans TRACES crée un numéro de référence : l'inscription donne un accès, elle ne vaut pas déclaration ;
• utiliser le code de vérification comme numéro à transmettre au client ou à la douane : ce n'est pas l'identifiant attendu.

Ce que le numéro permet de prouver

Le numéro de référence atteste qu'une déclaration a été déposée et acceptée pour un produit et une quantité donnés. Il permet de relier un produit mis sur le marché à une déclaration existante, et il est vérifiable par les acteurs en aval et par les autorités compétentes. Il ne « prouve » pas, en lui-même, la qualité de votre analyse de risque : cette preuve reste votre dossier de diligence raisonnable, que vous devez pouvoir produire.

Les codes documents en douane

Pour les opérations concernées (mise en libre pratique, exportation), l'opérateur renseigne le code document correspondant à sa situation dans la déclaration en douane :

Des codes libératoires existent également lorsque le code douanier figure à l'annexe I mais que la marchandise sort du champ du règlement (par exemple Y129 pour des marchandises non concernées, Y190 pour l'emballage exclusivement destiné à soutenir un autre produit). Ce point se traite avec vos équipes douane et classification.

Transmettre le numéro aux clients et le conserver

Qui transmet quoi à qui

• L'opérateur transmet à son premier client (opérateur en aval ou commerçant) le numéro de la DDS correspondant aux produits vendus, ainsi que ses principales informations d'identification : nom, raison sociale ou marque, adresse postale, adresse électronique et, le cas échéant, site internet.
• Le premier acheteur en aval collecte et conserve ce numéro. Il n'est pas tenu de le retransmettre à ses propres clients : il transmet ses informations d'identification, pas la référence amont.
• Un mandataire peut déposer la déclaration au nom de l'opérateur, sur la base d'un mandat formalisé et établi dans l'Union. À ne pas confondre avec le représentant en douane, qui remplit une autre fonction.

La conservation

Les documents liés à la diligence raisonnable sont conservés cinq ans à compter de la mise sur le marché ou de l'exportation. Cela inclut la déclaration elle-même, son numéro de référence et les justificatifs collectés. Les opérateurs en aval et les commerçants conservent de la même façon, pendant cinq ans, les informations sur leurs fournisseurs et leurs clients.

Ce que « conserver » veut dire concrètement pour un responsable Qualité ou Réglementaire :

• un emplacement identifiable pour chaque DDS (et non une boîte mail partagée) ;
• le rattachement du numéro au lot ou au lot logistique, pas seulement au produit ;
• les versions successives conservées lorsqu'une déclaration est remplacée ;
• la capacité de restituer le dossier complet en quelques minutes, pas en quelques jours.

Articuler TRACES avec l'ERP, le portail fournisseur et la gestion documentaire

Le système d'information EUDR ne connaît ni vos codes articles, ni vos numéros de lot. C'est donc à vous de maintenir la correspondance entre le monde de la déclaration et le monde des flux.

Les cinq exigences à cadrer avant d'industrialiser :

1. Un identifiant commun entre article ERP, produit et matière de l'annexe I.
2. Un lien lot → origine géographique → DDS, qui conditionne toute la preuve.
3. Un référentiel géographique capable de stocker points et polygones et d'exporter un GeoJSON valide.
4. Une gestion documentaire versionnée, avec responsable et date d'échéance.
5. Un point d'exposition vers le système d'information : dépôt manuel encadré ou API documentée.

L'API est la voie d'industrialisation pour les volumes élevés, mais elle ne dispense pas d'un contrôle interne : les spécifications évoluent, et il faut consulter régulièrement les notes de version publiées par la Commission.

Les limites de l'outil : ce que TRACES ne fera pas à votre place

Il est sain de nommer les limites, ne serait-ce que pour dimensionner le projet :

1. Ce n'est pas un outil de collecte fournisseurs. Aucune campagne, aucun questionnaire, aucune relance fournisseur.
2. Ce n'est pas un système de gestion documentaire. Il ne stocke pas votre dossier de preuves, ne suit pas les dates d'expiration, n'alerte pas sur un document périmé.
3. Ce n'est pas un moteur d'évaluation du risque. L'analyse des critères de risque reste entièrement à votre charge.
4. Ce n'est pas un référentiel produit. La correspondance entre vos articles et les codes de l'annexe I se gère chez vous.
5. Il ne se prononce pas sur la véracité des informations. Vous déclarez, sous votre responsabilité, des données que vous avez collectées et contrôlées.
6. Il ne garantit pas la conformité à lui seul. Un dépôt réussi reste une étape : la conformité repose sur la qualité du système de diligence raisonnable.
7. Il comporte deux environnements à ne pas mélanger. Un dépôt sur ACCEPTANCE est un test, jamais une preuve.

Les erreurs fréquentes au dépôt et au suivi d'une DDS

1. Confondre inscription et déclaration. Créer un compte TRACES ne produit aucun numéro de référence.
2. Déposer après la mise sur le marché ou l'exportation. Le dépôt doit précéder l'opération ; pour l'import, il précède la déclaration en douane.
3. Transmettre une référence interne (numéro de commande, de lot, référence commerciale) au lieu du numéro de référence de la DDS.
4. Communiquer le code de vérification comme s'il s'agissait du numéro de référence, ou le diffuser sans précaution.
5. Travailler sur le serveur ACCEPTANCE en croyant déposer une déclaration valide.
6. Oublier de transmettre le numéro au premier acheteur, ce qui bloque la traçabilité en aval.
7. Ne pas rattacher le numéro aux lots. Sans ce lien, impossible de démontrer au contrôle que la marchandise vendue est bien couverte.
8. Dépasser la quantité couverte sans déposer une nouvelle déclaration.
9. Redéposer une DDS en aval alors que le produit est déjà couvert en amont.
10. Ne pas archiver la déclaration et ses justificatifs sur cinq ans, ou les laisser dans des boîtes mail individuelles.

Checklist opérationnelle : déposer et suivre une DDS

• Avant le premier dépôt
• Rôle (opérateur, opérateur en aval, commerçant, MPOP) documenté par produit.
• Taille de l'entité et date d'application confirmées.
• Produits qualifiés : code NC confronté à l'annexe I, avec justification écrite.
• Numéro EORI disponible et accès EU Login créés.
• Comptes créés séparément sur le serveur de production et sur ACCEPTANCE.
• Un test complet réalisé sur ACCEPTANCE, puis purgé de toute confusion avec la production.
• Fichier GeoJSON préparé et contrôlé (format, fermeture des polygones, ordre des coordonnées).

• Au dépôt
• Informations de l'annexe II réunies et relues (produit, quantité en masse nette, origine, dates, fournisseur).
• Géolocalisation cohérente avec la taille des parcelles (polygone ou point).
• Déclaration soumise et acceptée par le système.
• Numéro de référence relevé et enregistré avec le code de vérification stocké séparément.
• Numéro rattaché au produit et au lot dans le référentiel interne.

• Après le dépôt
• Numéro transmis au premier acheteur en aval, avec les informations d'identification.
• Code document saisi dans la déclaration en douane (C716, C717 ou autre code applicable).
• Déclaration, numéro et justificatifs archivés pour cinq ans, dans un emplacement identifiable.
• Quantités consommées suivies : nouvelle DDS dès que la quantité couverte est épuisée.
• Veille sur les nouvelles informations : en cas de doute sur un produit déjà placé, information des autorités compétentes et des acteurs en aval.

Pour aller plus loin

Pour replacer le dépôt dans l'ensemble du dispositif - qualification produit, géolocalisation, évaluation du risque, audit readiness - notre guide complet traite la conformité EUDR de bout en bout.

Le dépôt dans TRACES n'est jamais le point de départ : il arrive en bout de chaîne, quand les données fournisseurs et produits sont complètes, cohérentes et rattachées aux bons lots.