DDS EUDR : contenu, dépôt et conservation de la déclaration de diligence raisonnable

En bref

• Qui la produit : tout opérateur qui met pour la première fois un produit couvert sur le marché de l'Union ou l'exporte.
• Ce qu'elle n'est pas : elle ne remplace pas la démarche de diligence raisonnable ; elle en formalise le résultat.
• Ce qu'il faut conserver : la déclaration, les informations recueillies et les preuves d'évaluation et d'atténuation du risque.

Ce guide détaille le contenu attendu (annexe II), le dépôt dans TRACES, la transmission du numéro et les règles de conservation.

Qu'est-ce qu'une DDS EUDR et qui doit la produire ?

L'EUDR (European Union Deforestation Regulation) désigne le règlement (UE) 2023/1115 ; en français, on parle aussi de RDUE (règlement européen contre la déforestation et la dégradation des forêts). Il vise à empêcher que des produits liés à la déforestation ou à la dégradation des forêts entrent sur le marché de l'Union ou en sortent.

Qui doit la produire ?

• L'opérateur : personne physique ou morale qui, dans le cadre de son activité, met pour la première fois un produit couvert sur le marché de l'Union ou l'exporte. C'est lui qui porte la responsabilité de la conformité et qui dépose la DDS.
• L'opérateur en aval : il met sur le marché des produits déjà couverts par une DDS. Il n'en dépose pas une nouvelle, mais il conserve pendant cinq ans les informations transmises par son fournisseur, dont le numéro de DDS.
• Le commerçant : acteur de la chaîne d'approvisionnement, autre qu'un opérateur ou un opérateur en aval, qui met des produits couverts à disposition sur le marché.

Le périmètre couvre sept matières premières - café, cacao, caoutchouc, huile de palme, soja, bétail bovin et bois - ainsi que les produits dérivés listés à l'annexe I du règlement, identifiés par leur code de la nomenclature douanière.

Diligence raisonnable et DDS : le processus et sa preuve

Beaucoup d'équipes confondent les deux. La diligence raisonnable est un système : un ensemble de procédures et de mesures. La DDS est le document qui atteste que ce système a fonctionné sur un produit donné, à un moment donné.

Diligence raisonnable définition : trois étapes, un seul objectif

Un système de diligence raisonnable s'applique avant toute importation, exportation ou première mise sur le marché, et se déroule en trois étapes :

1. Recueil d'informations : description et quantité des produits, pays de production, géolocalisation des parcelles, fournisseurs, éléments prouvant la légalité et l'absence de déforestation.
2. Évaluation du risque : appréciation du risque de non-conformité selon les critères du règlement (pays d'origine, présence de forêts et de peuples autochtones, complexité de la chaîne, fiabilité des informations, etc.).
3. Atténuation du risque : mesures proportionnées pour ramener le risque à un niveau négligeable, sauf s'il est déjà nul ou négligeable.

Le système doit être réexaminé au moins une fois par an, et mis à jour en cas de changement significatif.

La définition diligence raisonnable dans le règlement

La définition diligence raisonnable retenue par le texte européen recouvre l'ensemble des procédures que l'opérateur met en œuvre pour s'assurer que ses produits sont sans déforestation et produits légalement. Autrement dit, la diligence raisonnable est le « comment », et la DDS est le « quoi » déposé.

Comparatif : démarche de diligence raisonnable et DDS

« Avant de mettre des produits en cause sur le marché ou avant de les exporter, les opérateurs exercent la diligence raisonnée à l’égard de l’ensemble des produits en cause. »Règlement (UE) 2023/1115, article 8, paragraphe 1 · texte consolidé, EUR-Lex

Quel contenu pour une DDS ? Les informations de l'annexe II

Le règlement fournit un modèle unique, identique pour toutes les filières : l'annexe II pour la déclaration de diligence raisonnable, l'annexe III pour la déclaration simplifiée. En pratique, la déclaration se saisit dans le système d'information, où les champs sont guidés.

Le contenu attendu comprend :

• Identification de l'opérateur : nom et adresse, ainsi que le numéro EORI (Economic Operators Registration and Identification) lorsque le produit entre sur le marché de l'Union ou en sort.
• Description du produit : code du système harmonisé (SH), description, nom commercial et, pour le bois, nom commun de l'espèce et nom scientifique complet.
• Quantité : exprimée en kilogrammes de masse nette et, le cas échéant, dans l'unité supplémentaire prévue pour le code SH concerné.
• Origine : pays de production et géolocalisation de toutes les parcelles où les matières premières ont été produites, avec la période de production. Pour les produits issus du bétail bovin, la géolocalisation porte sur les établissements d'élevage.
• Référence d'une DDS existante : uniquement lorsque l'opérateur s'appuie sur une déclaration antérieure, dans les cas prévus par le règlement.
• La déclaration elle-même : formule d'engagement par laquelle l'opérateur confirme que la diligence raisonnable a été exercée et qu'aucun risque, ou seulement un risque négligeable, n'a été trouvé, signée selon le format exigé.

Déclaration simplifiée ou déclaration complète : quelles différences ?

La déclaration simplifiée s'adresse à une catégorie précise d'acteurs : les micro ou petits opérateurs primaires (MPOP). Un MPOP doit cumulativement être une micro ou petite entreprise (ou une personne physique), être établi dans un pays classé à risque faible, et produire puis mettre lui-même ses produits sur le marché.

Deux notions voisines ne doivent pas être confondues :

• La déclaration simplifiée est un régime de dépôt réservé aux MPOP.
• La diligence raisonnable simplifiée allège le processus, pas la déclaration : si toutes les matières proviennent exclusivement de pays ou de régions classés à risque faible et que le risque de contournement ou de mélange est négligeable, l'évaluation et l'atténuation du risque peuvent être écartées. Le recueil d'informations et la conservation des preuves restent obligatoires - et l'opérateur doit revenir au processus complet s'il obtient une information contraire.

Une PME (petite et moyenne entreprise) « classique » qui n'est pas un opérateur primaire établi dans un pays à faible risque ne peut donc pas se contenter d'une déclaration simplifiée.

Déposer la DDS dans TRACES et obtenir le numéro de référence

Le dépôt s'effectue dans le système d'information EUDR, un module de la plateforme TRACES de la Commission européenne - souvent désigné, côté IT, comme « TRACES EUDR » ou « EUDR-IS ». Ce système fonctionne sur la base du règlement d'exécution (UE) 2024/3084, modifié par le règlement d'exécution (UE) 2026/1565.

Les étapes :

1. Créer un compte dans le système d'information (environnement de production, celui qui a valeur légale).
2. Renseigner l'origine : parcelles dessinées sur la carte, coordonnées saisies unitairement ou importées en masse via un fichier de type GeoJSON.
3. Décrire les produits : type, code SH, description, quantité.
4. Compléter les informations de l'annexe II, dont la référence d'une éventuelle DDS existante.
5. Soumettre la déclaration puis récupérer le numéro de référence, généré automatiquement par le système après validation.

Ne confondez pas ce numéro de référence avec une référence interne libre que vous choisissez pour classer vos déclarations, ni avec un éventuel numéro de vérification : ce sont trois identifiants distincts.

Recours à un mandataire

Conformément à l'article 6 du règlement, un opérateur peut désigner un mandataire établi dans l'Union pour déposer la DDS en son nom. Cette désignation doit faire l'objet d'un mandat formalisé. Le mandataire au titre de l'EUDR ne doit pas être confondu avec le représentant en douane, qui n'exerce pas la même fonction.

Transmettre le numéro de référence : qui, quand, comment

Une DDS déposée ne suffit pas : il faut la faire circuler.

• L'opérateur transmet à son premier client - opérateur en aval ou commerçant - le numéro de la déclaration de diligence raisonnable correspondant aux produits vendus.
• Il y ajoute ses principales informations d'identification : nom, raison sociale ou marque, adresse postale, adresse électronique et, le cas échéant, adresse internet.
• Les opérateurs en aval et commerçants suivants transmettent à leur tour leurs informations d'identification, mais ne sont pas tenus de retransmettre le numéro de DDS à leurs propres clients.
• Les premiers opérateurs et les commerçants en aval conservent cinq ans les informations transmises par le premier metteur sur le marché, dont le numéro de DDS.

Côté douane : pour les importations et exportations, le numéro de référence de la DDS (ou l'identifiant de déclaration simplifiée) doit figurer dans la déclaration en douane, au titre du code document C716 - C717 pour les déclarations simplifiées des MPOP. Une même DDS peut couvrir plusieurs expéditions tant que la quantité déclarée n'est pas épuisée.

Conserver la DDS et ses preuves : l'obligation de cinq ans

L'obligation de conservation est un point d'audit classique. Les documents liés à la diligence raisonnable doivent être conservés cinq ans à compter de la date à laquelle le produit est mis sur le marché ou exporté.

La conservation ne porte pas seulement sur la DDS :

• les informations recueillies lors de l'étape de collecte, dont la géolocalisation ;
• l'évaluation du risque et sa justification ;
• les mesures d'atténuation appliquées et leurs résultats ;
• les procédures internes et leurs mises à jour - le système étant révisé au moins une fois par an ;
• les informations transmises par les fournisseurs, dont le numéro de DDS reçu.

Ces éléments doivent pouvoir être présentés à l'autorité compétente sur demande. Un stockage éclaté - dossiers partagés, e-mails, tableurs isolés - rend cette présentation lente et fragile. Notre checklist audit EUDR détaille les preuves à réunir.

En complément, les grands opérateurs sont soumis à une obligation de reporting public sur leur système de diligence raisonnable.

Rattacher la DDS aux lots et aux documents internes

La DDS vit au niveau du produit et de la quantité déclarée, pas automatiquement du lot physique qui circule dans votre logistique. C'est à vous de faire le lien.

Bonnes pratiques de rattachement :

• Une DDS peut couvrir plusieurs lots ou expéditions : suivez la quantité couverte et déposez une nouvelle DDS lorsque le volume est épuisé.
• Associez le numéro de DDS aux bons de commande, avis d'arrivée, lots de production et fiches produit concernés, y compris dans votre ERP (Enterprise Resource Planning, ou progiciel de gestion intégré).
• Conservez la preuve de transmission : le numéro envoyé au premier client, la date et le canal.
• Regroupez la documentation fournisseur (déclarations, certificats, informations de géolocalisation) au même endroit que la DDS pour reconstituer le dossier en cas de contrôle.
• Prévoyez un point de contrôle à la réception : sans numéro de DDS valide, le lot entre en zone d'incertitude réglementaire.

C'est précisément là que se joue la différence entre une conformité « théorique » et une conformité démontrable en quelques minutes.

Les erreurs fréquentes à éviter

1. Confondre la démarche et la déclaration : croire qu'avoir collecté des documents vaut DDS déposée.
2. Déposer après la mise sur le marché : la DDS doit précéder la mise sur le marché et, à l'import/export, la déclaration en douane.
3. Sous-estimer la géolocalisation : coordonnées incomplètes, parcelles manquantes, mélange de sources non tracé.
4. Confondre les identifiants : numéro de référence DDS, référence interne et numéro de vérification ne sont pas interchangeables.
5. Oublier la transmission du numéro au premier client, ou ne pas la tracer.
6. Penser que la déclaration simplifiée est ouverte à tous : elle est réservée aux MPOP.
7. Ne pas réviser le système chaque année, ni le mettre à jour en cas de nouvelle information.
8. Découvrir une erreur après dépôt sans savoir comment corriger la déclaration concernée.
9. Ne pas rattacher la DDS aux lots dans l'ERP, rendant la traçabilité descendante impossible.
10. Conserver les preuves sans lien avec la déclaration, au risque de ne pas pouvoir répondre à une demande d'autorité.

Checklist opérationnelle DDS

• Avant chaque mise sur le marché
• Le produit et son code SH figurent-ils à l'annexe I du règlement ?
• Le pays de production est-il identifié, avec sa classification de risque ?
• La géolocalisation de toutes les parcelles est-elle collectée et vérifiée ?
• Le rôle de l'entreprise est-il tranché : opérateur, opérateur en aval ou commerçant ?
• Une diligence raisonnable simplifiée est-elle justifiée, et documentée comme telle ?
• La DDS ou la déclaration simplifiée a-t-elle été déposée avant la mise sur le marché ?
• Le numéro de référence a-t-il été récupéré et vérifié ?
• Ce numéro a-t-il été transmis au premier client avec vos informations d'identification ?
• Le numéro figure-t-il dans la déclaration en douane (C716 ou C717) le cas échéant ?
• La DDS est-elle rattachée aux lots, commandes et fiches produit dans l'ERP ?
• Les preuves sont-elles conservées cinq ans et accessibles sur demande ?
• Le système de diligence raisonnable est-il révisé au moins une fois par an ?

Ce qu'il faut retenir

La DDS n'est pas un document administratif de plus : c'est le point où votre diligence raisonnable devient opposable. Trois décisions à prendre maintenant :

1. Cartographier qui, dans votre organisation, dépose la DDS, pour quel flux et à quel moment du cycle achat-vente.
2. Fiabiliser le contenu : géolocalisation, codes SH, quantités et référence d'une éventuelle DDS existante.
3. Industrialiser la traçabilité : numéro de référence transmis au premier client, rattaché aux lots et conservé cinq ans, avec ses justificatifs.

Pour situer la DDS dans l'ensemble du dispositif - champ d'application, rôles et obligations par acteur - , appuyez-vous sur le guide complet consacré à la conformité EUDR. Lorsque les informations fournisseurs, les déclarations et les échéances se multiplient, centraliser ces données fournisseurs et produits dans une plateforme unique permet de préparer et de retrouver une DDS sans reconstituer un dossier à la main : c'est le rôle que joue Tracklab. La prochaine étape utile consiste à vérifier, sur vos dix derniers lots importés, qu'un numéro de DDS existe, qu'il est rattaché au bon produit et qu'il est conservé au bon endroit.