1. Contexte client

Jean Niel est un acteur industriel reconnu des arômes et parfums, évoluant dans un environnement où la conformité réglementaire et la qualité des matières premières sont des pré-requis absolus.
Les équipes Qualité, Réglementaire et Achats gèrent quotidiennement un volume important de documents fournisseurs critiques, indispensables à la formulation, à la production et à la mise sur le marché des produits.

Avant Tracklab, cette gestion reposait sur une organisation fragmentée, combinant fichiers Excel, GED internes et échanges mails, rendant la maîtrise globale du risque fournisseur complexe et chronophage.

2. Défis rencontrés avant Tracklab

Jean Niel faisait face à plusieurs enjeux structurants :

• Des processus de référencement lourds, impliquant de multiples validations et allers-retours entre équipes et fournisseurs.
• Un suivi complexe des documents réglementaires, avec des risques liés aux expirations, aux évolutions de normes ou aux modifications fournisseurs non détectées.
• Des contrôles qualité hétérogènes, difficiles à systématiser selon le type de document ou de matière première.
• Une donnée qualité peu exploitable transversalement, ralentissant les prises de décision Achats et Réglementaires.

Ces contraintes représentaient un risque direct sur la conformité des formules, la continuité industrielle et la crédibilité réglementaire.

3. Solutions mises en place avec Tracklab

Jean Niel a déployé Tracklab pour structurer et sécuriser l’ensemble de la gestion documentaire fournisseurs et matières premières.

La plateforme permet aujourd’hui de :

• Centraliser les documents fournisseurs dans une base unique, structurée et toujours à jour.
• Piloter les statuts de référencement des fournisseurs et des couples matière-fournisseur, avec une visibilité partagée entre Qualité, Réglementaire et Achats.
• Automatiser le suivi des échéances réglementaires, avec alertes et relances fournisseurs sans intervention manuelle.
• Fiabiliser les contrôles qualité et réglementaires, via la pré-validation par IA, la comparaison automatique de versions et l’aide à la décision sur la conformité.

Tracklab est devenu un socle commun entre les équipes, réduisant la dépendance aux fichiers et aux individus.

4. Résultats obtenus

Grâce à Tracklab, Jean Niel a pu :

• Réduire significativement le temps passé sur les tâches manuelles à faible valeur ajoutée.
• Sécuriser en continu la conformité réglementaire fournisseurs, sans surcharge opérationnelle lors des audits ou des évolutions normatives.
• Améliorer la collaboration entre Qualité, Réglementaire et Achats, grâce à une information fiable, partagée et traçable.
• Renforcer la maîtrise du risque fournisseur, tout en conservant l’agilité nécessaire à l’innovation et à la formulation.

5. Pérennisation et perspectives

Aujourd’hui, Tracklab accompagne Jean Niel dans une logique de performance durable, en fiabilisant les processus critiques sans rigidifier l’organisation.
La structuration de la donnée fournisseurs et matières premières ouvre la voie à une exploitation plus avancée des données qualité et réglementaires, au service de décisions plus rapides, plus sûres et mieux documentées.

Jean Niel dispose désormais d’un pilotage industriel et réglementaire à la hauteur des exigences de ses marchés.