1. Contexte client

Capexo est un importateur et trader de fruits exotiques, opérant sur des chaînes d’approvisionnement internationales complexes, avec une forte dépendance à des fournisseurs situés hors Europe.
Son activité repose sur la capacité à référencer rapidement de nouveaux fournisseurs et produits, tout en garantissant un haut niveau de conformité documentaire et qualité, exigé par ses clients distributeurs.

Avant Tracklab, la gestion de la conformité fournisseurs et produits reposait sur une organisation majoritairement manuelle, combinant fichiers Excel, échanges mails et contrôles humains, ce qui limitait la capacité de Capexo à absorber la croissance et à sécuriser ses opérations dans la durée.

2. Défis rencontrés avant Tracklab

Capexo faisait face à plusieurs enjeux structurants :

• Un processus de référencement long et fragile, dépendant de multiples échanges manuels entre Qualité, Achats et fournisseurs, avec un risque élevé de retards ou de commandes bloquées.
• Un suivi critique des échéances documentaires, difficile à anticiper, exposant l’entreprise à des risques de non-conformité, notamment sur les certifications fournisseurs.
• Des contrôles qualité hétérogènes, variables selon les documents, rendant complexes la détection des modifications sensibles ou des écarts réglementaires.
• Une donnée qualité difficilement exploitable, dispersée entre Excel, SharePoint et outils internes, générant des pertes de temps pour les équipes transverses (Achats, Commerce, R&D).

Dans un contexte de flux tendus et de forte pression opérationnelle, ces limites représentaient un risque direct sur la continuité des achats et la crédibilité client.

3. Solutions mises en place avec Tracklab

Capexo a déployé Tracklab pour structurer, sécuriser et industrialiser l’ensemble de ses processus qualité fournisseurs et produits.

La plateforme a permis de :

• Centraliser les référencements fournisseurs et produits, avec un statut clair et partagé entre Qualité et Achats.
• Automatiser la collecte, le suivi et le renouvellement des documents, avec alertes anticipées et relances fournisseurs sans intervention manuelle.
• Fiabiliser les contrôles qualité grâce à la pré-validation par IA, la comparaison automatique des versions et l’aide à la décision sur la conformité documentaire.
• Donner une vision consolidée du risque fournisseur, à travers des tableaux de bord et des évaluations objectives, toujours à jour.

Tracklab est devenu un outil pivot entre Qualité et Achats, réduisant la dépendance aux personnes et aux fichiers, tout en améliorant la traçabilité et l’auditabilité.

4. Résultats obtenus

Grâce à Tracklab, Capexo a constaté des gains opérationnels rapides et mesurables :

• Jusqu’à 80 % de réduction du temps passé sur les tâches manuelles liées au référencement, au renouvellement documentaire et aux contrôles qualité.
• Un référencement plus rapide et plus fiable, limitant les retards de commande et améliorant la réactivité vis-à-vis des équipes commerciales.
• Une sécurisation continue de la conformité, sans surcharge ponctuelle lors des audits ou des échéances critiques.
• Une meilleure collaboration inter-équipes, grâce à une information qualité centralisée, à jour et accessible selon les besoins métier.

La plateforme a permis à Capexo de passer d’un suivi réactif et fragmenté à un pilotage structuré et anticipé du risque fournisseur.

5. Pérennisation et perspectives

Aujourd’hui, Tracklab accompagne Capexo dans une logique de croissance maîtrisée, en fiabilisant ses processus qualité sans augmenter la charge des équipes.
La structuration de la donnée fournisseur et produit ouvre également la voie à une exploitation plus avancée des données qualité, au service des décisions achats, de la relation fournisseurs et de la performance globale.

Capexo dispose désormais d’une base solide pour absorber de nouveaux volumes, de nouveaux fournisseurs et de nouvelles exigences clients, sans compromettre sa maîtrise du risque.

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